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印刷物発注管理システム PrintViz

印刷物発注管理業務を効率化し、コスト削減が可能

印刷会社とのやりとりの工数・時間を削減、見積比較機能、工程管理機能で事務工数を削減できます。

 

ワークフローの標準化、システム化による無駄やミスの撲滅が可能

案件登録・見積りから支払いに至る全ての業務ステップをWebシステム上で一貫して管理できます。

 

印刷物調達のコスト削減が可能

入札機能・見積比較機能で適正価格をチェックし、客観的なデータをもとに発注ができます。

 

業務フロー全体の「見える化」が可能

取引情報の保存・管理により業務やコストの透明化ができ、業務改善やコンプライアンスの強化に貢献します。

 
印刷物発注に係る印刷コスト・業務コストの削減に大きな効果を発揮します。
また、印刷物発注業務を「見える化」し、内部統制の強化に貢献いたします。

 

印刷コストの削減、ワークフローの整備、内部統制の強化が急務です。

多くの印刷物を必要とする組織では、印刷のコストはもちろん、管理にかかるコストも多大となっています。印刷仕様の決定に始まり、業者の選定、工程の打合せ、納品の確認など、印刷物の量が増えれば増えるほど業務は煩雑になり、管理業務には手間と時間がかかります。
また、印刷の見積りについては業者まかせで、いまだに一式いくらといった見積りもあり、発注者側にはコスト構造が見えてこないといった不満も聞かれます。
組織のコンプライアンスが問われる現在、印刷発注業務にかかわるすべての情報を管理し、可視化できるようにすることも必要とされています。

 

印刷発注における「見える化」はお済みですか?

多大な印刷コストをなんとかしたい。見積もり価格が適正かどうか分からない。

 

 

 

業務フローが標準化されておらず、業務効率が悪い。

印刷発注における不透明さを払拭し、内部統制を強化したい。

 

 

 

印刷発注にかかる諸問題を解決いたします!

 

入札による見積比較で、 大幅なコストの削減を実現。

  • 複数の業者への見積依頼が簡単にでき、 常に最安値での発注が可能。
  • 同じ体裁で見積書を比較できるので、 コスト構造の把握が容易にできる。

 

発注フローの標準化により業務効率がアップ、ミスやロスを一掃。

  • 業務に不慣れな社員でも簡単に見積もりがとれる。
  • 電子承認機能により稟議書類作成、提出が不要。
  • 過去情報を利用して見積依頼の省力化ができる。

 

業務の見える化により、 管理上の不透明さを一掃。

  • 見積書・発注書・請求書等の電子帳票化(ペーパーレス)が可能。
  • すべての印刷発注業務を電子情報として保存し、情報を閲覧・管理できる。
  • 倉庫・配送先の入庫確認ができる。
  • 各種情報のエキスポート、管理レポート出力機能。

 

 

特徴

  • 大手生命保険会社様で長期にわたる稼働実積があり、システムの信頼性・有用性の実証がなされています。
  • 見積書や請求書を電子帳票として標準化でき、決済・検収までWebシステム上で一括管理できます。これによりペーパーレス化が実現できます。
  • すべての作業結果を電子情報として保存するので、進行中の業務は言うまでもなく過去の発注情報を閲覧でき、再利用して発注することも可能です。
  • 本製品を利用することによりプリントマネジメントが実現できます。
  • ASP方式の採用により、特別なソフトウェアのインストールやハードウェア増設の負担がありません。
  • 複数社の見積りを自動比較でき、データベース化して標準価格を知ることができます。
  • 印刷物の工程(進捗状況)が管理できます。倉庫への入庫確認ができます。
  • 印刷物の種類や仕様の追加・変更、基幹システムとの連携、独自のワークフローへの対応などのカスタマイズが可能です。
  • インターネットでやりとりする情報はSSLにて暗号化されており、セキュアな運用が可能です。

 

画面サンプル

PrintVizの画面サンプル

 

PrintViz はすべての作業結果を電子記録としてアーカイブ、進行中の業務は言うまでもなく、過去の印刷発注業務も”見える”ようになります。

 

業務手続きをオンラインで一元化することにより、印刷仕様決定後の経過を誰もが正確に把握でき、次に起こすべき適切なアクションの選択や、関係者間のコミュニケーションをサポートします。

 

例えば、業者選定後の見積額調整は、システム上に金額を記録するのみならず、その間のやり取りをも記録することが可能です。

 

統一されたフォーマットで一覧表示される見積り比較をはじめ、発注履歴の参照もでき、適切な業者選定を支援します。すでに導入頂いている第一生命保険相互会社様からも、コスト削減の効果を実感頂き、好評を頂いております。

 

また、長期的な視野で見れば、PrintVizを基盤に印刷発注業務の標準化を推進することによって、教育コストの削減も達成することになるでしょう。

 

お客様のワークフローに合わせた利用パターン

プリントマネジメントシステムや印刷発注管理システムの導入を検討したいが、自社のワークフローに取り入れられるか疑問がある。導入の検討のためにワークフローの整理をしたい。自社でどれぐらいの効果があるか調査して欲しい。とお考えのお客様、お気軽にお問い合わせください。

 

弊社では、ヒアリング、コンサルティングからお客様をサポートさせていただきます。

 

またPrintVizは、印刷会社様がクライアント様へ、プリントマネジメントサービスを提供するためのツールとしても利用が可能です。ぜひ、お問い合わせください。

 

 

システム概要図

動作環境/ソフトウェア構成

  • クライアントシステム要件
    ・CPU:Intel Pentium III 1GHz以上または、同等の互換プロセッサ
    ・OS:Windows 2000 SP4以上
    ・ブラウザ:IE 6.0以上

 

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